Enviar páginas de un documento en orden

Un documento desordenado: la página nueve, primero

Tienes que hacerle llegar un contrato de alquiler a alguien antes de que aterrice el jueves. Catorce páginas, firmadas, sobre la mesa de la cocina. El escáner de la oficina te queda a dos autobuses. Tienes el teléfono en la mano.

Así que lo fotografías. Página uno, página dos, las catorce, bien planas, con buena luz y nítidas. Las seleccionas en orden y las envías por WhatsApp.

La otra persona lo abre en un aeropuerto. La primera es la página nueve. Luego la dos. Luego la de las firmas. Luego la seis, y así: catorce fotos de un documento legal en un orden que no significa nada. Pasa veinte minutos entrecerrando los ojos para buscar el número de página en el pie, que no está en todas las páginas, y luego te escribe: “¿No me lo puedes mandar en PDF?”.

No es tan fácil, porque la app de escaneo ya se cerró dos veces en la página once. Así que vuelves a enviar las catorce, de una en una, escribiendo “página 1”, “página 2” antes de cada una. Te lleva diez minutos. Funciona. Es absurdo.

Por qué las páginas se desordenan

El orden en que tocas las fotos no se guarda en las fotos. Es una lista que guarda la app en la que estabas, y cuando el lote pasa a WhatsApp, iMessage o el correo, esa lista casi siempre se pierde. Lo que llega está ordenado por otra cosa.

Es el mismo problema que con cualquier lote de fotos que quieras enviar en orden cronológico, y los documentos son el peor caso, porque en miniatura todas las páginas se ven iguales. Un lote desordenado de fotos de vacaciones es molesto. Un lote desordenado de páginas es ilegible, y quien lo recibe no puede arreglarlo, porque no hay nada en la imagen que diga qué página es.

Por qué creamos PicOrder

Este es el caso con el que empezó todo.

PicOrder existe por un trabajo para entregar: páginas fotografiadas una por una, enviadas para que las corrigieran, que llegaron en un orden que no tenía sentido. Quien corrige y tiene que adivinar cuál es la primera página no lee: hojea. El trabajo estaba bien. El orden en que llegó lo hizo parecer descuidado.

No había más solución que enviar cada página en un mensaje aparte. Lo que queríamos era un número de página en cada página, puesto antes de enviar, para que quien abriera catorce fotos pudiera leerlas como un documento. Nada hacía solo eso. Así que lo creamos, y después descubrimos que agentes inmobiliarios, gente de oficio y quienes envían fotos a sus padres tenían el mismo problema con otras fotos.

Envíalo con el número de página en la foto

PicOrder estampa un número en cada foto, en el orden que tú eliges. En un documento, ese número es el número de página. La página uno lleva un 1 en la esquina. La página nueve, un 9. Quien las recibe abre catorce fotos en cualquier orden y las lee como un documento, porque los números de página están en las páginas.

1. Fotografía las páginas en orden, planas y con buena luz.
2. Abre PicOrder, elige las fotos y comprueba que estén en el orden de las páginas. Arrastra las que no lo estén.
3. Descárgalas o compártelas en el chat.

Funciona en tu teléfono y no se sube nada; con un contrato firmado, conviene saberlo. Es gratis para hasta diez páginas; los documentos más largos necesitan Pro, que quita el límite.

Cuándo conviene un PDF

Si el escáner de tu teléfono funciona, úsalo. Notas en iPhone y Google Drive en Android escanean documentos de varias páginas en un solo archivo, y un solo archivo no puede llegar desordenado.

PicOrder es para cuando no funciona (la app que se cierra, el archivo demasiado pesado, el teléfono que no puede abrirlo) y para lo que nunca iba a ser un PDF: tres fotos de una pizarra, dos páginas de un cuaderno, el anverso y el reverso de un formulario. Las fotos numeradas son fotos que se siguen leyendo como un documento.

Algunas cosas que ayudan

• Haz coincidir los números con los números de página impresos, si el documento los tiene. Así no queda ninguna duda.
• Pon el número donde no tape texto. Abajo a la derecha es la posición predeterminada; muévelo si el pie de página está lleno.
• Envía una línea con el lote. “Contrato, 14 páginas, numeradas”. Le dice a la otra persona que lea los números y no el orden de llegada.
• Guarda el lote numerado. Si el documento vuelve a hacer falta (y con los contratos de alquiler pasa), tendrás una copia que se lee en orden.

El jueves

La otra persona aterriza, lee el contrato en el tren desde el aeropuerto y lo firma esa misma noche. La segunda vez que se lo envías, lleva números de página y basta con un solo mensaje.